ホットデスクはあなたの職場に適していますか？

ホットデスクとは何か？ 世界の多くのワークスペースにおいてトレンドとなっているのか？

ホットデスクはフレキシブルなワークプレイス戦略で、社員は座席を指定されず、先着順で座る場所を選ぶ。

数年前までは、ホットデスクに正式な予約システムは導入されておらず、従業員は毎日仕事をする場所を見つけ、自分の場所だと主張していた。 

ホットデスクが評価され、オフィスリソースを最大限に活用する貴重な方法となった一方で、ホットデスクを機能させる鍵は、チームがスムーズに予約・利用できるように適切なシステムを導入することです。利用可能なデスクがあるだけではもう十分ではありません。 

ホットデスクを導入することで、御社にはどのようなメリットがあるのでしょうか？

ホットデスクのメリットは、あなたのワークスタイルや必要なものによって異なります。フリーランサーは仕事場があること、潜在的なクライアントと出会えることを評価し、ビジネスオーナーは柔軟なリース期間、従業員を雇用したり、別の都市のワークスペースに派遣したりできること（コワーキングオフィスのケース）、オフィススペースを縮小し、節約した資金を別の企業エリアに再投資するアイデアを好む： 

ホットデスクのメリット

• スペース利用
• 不動産コストの削減
• 従業員の柔軟性の向上
• 簡単なオフィス清掃
• オフィス周辺の私物を減らす

近年、多くのワークプレイスリーダーは、スペースの有効活用を図りつつ、従業員に自主性を提供するため、座席指定制を廃止している。

コロナウィルスの流行は、より多くの従業員が在宅勤務をするようになり、今後も少なくともパートタイムで勤務する可能性が高いため、より柔軟な職場環境の必要性を加速させた。 

ホットデスクは従業員とデスクの比率を高め、そのスペースに割り当てられている従業員がオフィスにいないときに発生する無駄なスペースを減らします。また、デスクが私物で散らかることがないため、掃除もしやすくなります。このようにスペースを節約することは、必要な家具の量だけでなく、会社が必要とする面積にも直接影響します。もちろん、目標は従業員にとって最も閉所恐怖症的な環境を作ることではなく、すでに閉所恐怖症的なスペースを、より開放的にすることだ。 

ホットデスクにおける課題とは？

確かに、ホットデスクの利点は多岐にわたるが、すべての業種、すべてのワークスタイルに適しているわけではない。機密性の高い情報を扱う社員はよりプライベー トなソリューションを好むかもしれないし、終日一貫し た体制と継続的なコラボレーションを必要とするチー ムは席が変わることに不満を募らせるかもしれない。 

ホットデスクは個人のオフィスを頻繁になくすことを意味するので、この新しいモデルには慣れるまでもう少し時間がかかるかもしれない。 

ホットデスクのもう一つの問題は、継続的な整理整頓の必要性である。雇用主は、どこに行けば空いているデスクがあるかを正確に把握できるアプリやシステムが必要だ。確立された仕組みやルールがなければ、ホットデスクは誰がどこに座る権利があるかで従業員が言い争う結果になりかねません。 

試す価値はあるか？

現代的なオフィスのニーズを管理する際、フレキシビリティ戦略はスペースの潜在能力を引き出す鍵となります。しかし、フレキシブ ルワークを実現するためには、従業員が1日中働き続け られるような計画とテクノロジーが必要です。従業員の旅全体を考慮したポリシーから、誰もが仕事をうまくこなすために必要なツールや技術を確保するためのリソースの効率的な活用まで、従業員のニーズと企業目標のバランスをとるには創造的で進歩的な思考が必要です。

チャンスと小さな課題が混在するホットデスクは、あなたの会社や組織で検討する価値があるかもしれない。従業員や業界のニーズを考慮すれば、ホットデスクがパンデミック後の世界における「新常識」となる日も近いかもしれない。